Любая документация требует грамотного сбора, структуры и правильного хранения. Это огромный объём информации, требующий грамотного, безопасного и структурированного подхода. Справиться с этим легко без технологий невозможно.
Каждый отдельно взятый бизнес связан с очень большим объёмом документации. Их нужно не только собирать и хранить, но ещё и пользоваться на разных этапах сделки. Получается, что даже в масштабе одного дела без организованной системы не обойтись.
Хорошо настроенная современная система имеет определённый модуль работы с документацией. И это не только структурированное хранение, как в архиве. Это намного больше:
→ сбор данных (на разных этапах сделки в систему попадает разная информация, которая преобразуется во множество документов); → структурирование (документы, которые попадают в систему структурируются, типизируются и связываются с клиентом и с конкретным этапом сделки. Найти любой документ можно почти мгновенно); → подписи (система хранит подписи к документам столько, сколько нужно); → версионность (сохранятся не только финальные варианты документов, но и вся история их изменений); → безопасность (система гарантирует, что каждый видит только необходимую ему информацию).